Un SAP est un progiciel de gestion intégrée. C’est une interface dans laquelle toutes les fonctions (caisse, comptabilité, communication, approvisionnement, etc.) sont interconnectées grâce à un système d’information qui est centralisé et basé sur une configuration client-serveur.

Le SAP PI

Le SAP Process Intégration (SAP PI) anciennement reconnu sous le nom de XI pour Exchange Infrastructure est une composante de l’ERP qui permet la centralisation des flux d’échanges de données à l’intérieur d’un même système. Notez que la gestion des interfaces avec SAP présente de nombreux avantages.

Au lieu d’effectuer des échanges multidirectionnels entre différents environnements (intégré ou non), le SAP PI permet une gestion centralisée du transfert des informations aux formats IDOC, SOAP, fichier plat, etc. La gestion des interfaces avec SAP simplifie les opérations, car l’entreprise dispose d’un seul système de référence pour le traitement des erreurs.

SAP PO

Le SAP Processing orchestration ou SPA PO est un dispositif d’automatisation et d’optimisation des fonctions de l’entreprise. Il cumule les fonctionnalités de SAP Business Process Management (BPM), le système intégré Business Rules Management (BRM) et le SAP PI. Il est en réalité, une version améliorée et avancée du précédent système.

À ce titre, il est équipé de tous les outils indispensables à l’intégration des applications. C’est grâce à cet outil qu’il est possible de visualiser l’exécution d’un BPM ou de distinguer le statut.

Le Business Process Management, ou Gestion des Processus Métiers, permet d’avoir une vue d’ensemble des processus métiers de l’organisation et de leurs interactions pour les optimiser et les automatiser autant que possible.

SAP PI/PO dans quel but ?

En amont des systèmes de gestion intégrée, chaque département de l’entreprise se sert d’un logiciel spécifique pour ses besoins. Les informations liées à un process sont saisies dans un département, puis transmises à un autre département qui les enregistre dans son propre système et ainsi de suite.

C’est le cas par exemple d’un bon de commande saisi dans le logiciel du département vente. Il sera ensuite transmis au département commercial qui le saisira dans son logiciel avant de le transférer à la comptabilité.

Ce mode de fonctionnement est non seulement complexe, mais comporte énormément de risques tels que des erreurs de saisie qui peuvent entrainer des incohérences entre les départements.  Il y a également des risques de non-actualisation des données, ou des informations tronquées par endroit. Une autre conséquence est la redondance des données qui sont dupliquées dans des applications différentes.

La gestion des interfaces avec SAP élimine les redondances et l’information est disponible pour tous les départements en temps réel. Ce qui facilite la coordination entre les services et un gain de temps

Par ailleurs, dans un environnement de forte concurrence, de fusions entre les entreprises et surtout de mondialisation, les entreprises doivent améliorer leur efficacité. Elles doivent également augmenter leur productivité et leur marge pour rester compétitives. Pour cela, les dirigeants ont besoin d’avoir une vision globale en temps réel de la situation de leur entité. Cela leur permet de prendre des décisions fiables et exactes dans les meilleurs délais.

En outre, les entreprises partenaires de l’entreprise (fournisseurs et clients) font aussi usage de systèmes de gestion intégrée. Ce qui facilite les échanges interentreprises.

Fonctionnement et avantages des SAP PO/PI

Comme évoqué plus haut, il s’agit d’un même système qui a évolué avec le temps. Il remplit trois fonctions principales :

• La connectivité : il s’intègre à toutes les applications, que ce soit une application tierce ou une application intégrée ;
• La coordination : il définit le flux de travail pour chaque transaction enregistrée.  Cela permet de délivrer correctement chaque message à son destinataire final ;
• La communication : l’ERP peut convertir tout type de fichier sous n’importe quel format.

Les systèmes de gestion intégrée offrent de nombreux avantages par rapport aux autres intergiciels. Ils proposent également de nombreuses fonctionnalités telles que, la surveillance des composants ou les messages qui servent à suivre et réparer les écarts.